• 威霖 (William) 陳

【成功協辦3200人的尾牙派對?!看實習生如何「六管齊下」?】

更新日期:2月 14




逗寶國際,代理14家國內外知名母嬰品牌、有21萬名線上粉絲,是台灣數一數二的母嬰電商平台,而年度最重要的活動──《逗寶爸媽尾牙派對》在11月邁入了第二年,今年超過1000組家庭、3200人報名參與,還有近40間的合作廠商,一同共襄盛舉。

面對這樣的年度盛大活動,並非全由正職舉辦,逗寶實習生們也大力的在其中參與企劃、協助執行!他們分成VIP、公關、宣傳、活動、園遊會、闖關遊戲6個組別,分別在不同的舞台上,各自承擔重任、發揮缺一不可的價值~

肩負重任、提供貴賓極致享受──VIP組(品牌行銷部Hana):


主要負責的工作分為三大區塊:

1.企劃模範逗粉的專屬活動

2.訂製逗寶專屬的野餐組合

3.設計派對的打卡拍照區

在籌備期間我們需先規劃好以上三點,並將所需道具全數與廠商接洽完畢;活動期間,則需負責模範逗粉活動的現場主持並確認所有道具定位,讓這群VIP有最好的體驗、最體貼的感受,進而更喜愛逗寶~


Q1:實際上負責的工作?

1.企劃模範逗粉專屬活動: 發想適合100多人的中型活動,讓模範逗粉媽咪可以彼此互動、感受到逗寶大家庭的溫暖,本次的活動內容為「小天使小主人交換禮物」及「一年後的時光膠囊」2.訂製模範逗粉專屬參加禮: 尋找小禮品客製化廠商,並提案合適的客製化內容,最終與對方接洽做出成品,本次的參加禮為「Dolly棉花糖」及「幸運籤餅」。 3.訂製逗寶專屬的野餐組合: 與廠商接洽製作Dollbao的客製化帳篷,於活動當天供爸比媽咪野餐使用。

4.設計拍照打卡區的整體視覺: 以本次「夢幻遊樂園」為主題,設計大背板、尾牙長桌的布置,置於派對入口處讓參加者拍照,負責規劃所需的布置道具,都需個別找廠商租借,像是蛋糕架、小糕點、各式花材等。

Q2:那你們最後的成果是~?

有近100位模範逗粉爸比媽咪(VIP)參與此次的活動,並在活動中因為小天使、小主人交換禮物的環節,讓彼此能有更深一層的互動。而在拍照打卡區的部分,整體的布置規劃呈現相當粉嫩可愛的風格,吸引許多參加者拍照留念,後續也在FB社團中看到不少媽咪的分享照片


精美贊助獎品與他們的產地──公關組(經營企劃部Morris):

主要工作內容是負責找到寶寶運動會優勝禮品,以及尾牙派對大獎的贊助獎品,讓寶寶比完賽,還有精美好禮可以帶回家。

工作內容:

  • 前期搜集並篩選合適廠商

  • 中期與廠商接洽合作細節

  • 後期製作活動結案報告

Q1:實際上負責的工作?
  1. 搜集廠商資訊: 篩選適合寶寶與爸爸媽媽的優質贊助商,並確保廠商提供的產品是無毒安全的。

  2. 接洽廠商、洽談細節: 製作提案企劃書說明當天活動細節以及討論廠商期望曝光的商品。

  3. 分配及打包獎品: 運動會每個場次的年齡層都不盡相同,所以要將廠商的贊助品依照商品的適用年齡分配在適合的運動會場次中。

  4. 製作結案報告: 提供我們為廠商做的曝光活動細節以及當天活動情況,以便廠商了解行銷效益以及活動情況。


Q2:那你們最後的成果是~?

我個人成功找到3家贊助商,贊助金額合計約150,000元

小組成果共9家,總贊助金達380,000元!

呈現美好、真實畫面的對外大聲公──宣傳組(台灣電商部Gina):

宣傳部是整場尾牙派對活動的召集者。

需要讓不論認識、不認識逗寶的家庭都知道逗寶爸媽尾牙派對的活動內容。

並且透過歡樂氣氛的圖片、活潑的文案,讓爸爸媽媽對活動有所期待、憧憬,並想立馬報名參加!

Q1:實際上負責的工作?

1.尋找外部管道: 尋找符合我們公司及活動的媽媽社團或是部落格,並根據其平時貼文的流量、點讚數及留言來判定此管道的活絡程度,選擇最有效益的外部管道做曝光、廣告合作,讓更多人認識這場活動、進而認識逗寶。以下是我們找到且有合作的外部管道及其貼文:

2. 籌備日誌:

在籌備活動的過程中讓粉絲們知道進度、活動內容,甚至一同參與決策,使他們身歷其境,增加對逗寶和活動的情感連結。

以下是其中幾篇我們宣傳的籌備日誌

3. 宣傳獎品文: 無論是尾牙大獎、比賽的優勝禮或是整點抽獎,呈現出產品的多樣化,給予媽媽們想拿獎的誘因,使他們更想報名。

4. 評估貼文成效並做改進

Q2:那你們最後的成果是~?

我們在一個多月內,共產出6篇貼文、2部宣傳影片、多張宣傳圖製作!

影片:用可愛又有趣的影片形式給想參加的爸爸媽媽看去年的盛況,或是今年有甚麼特別道具造型,增加更多想參加的吸引力。 (EX:想看寶寶比賽見證的成長、想拍很多可愛照片等等)



Gina藏不住的心裡話>”<:

這次的尾牙專案,讓我嘗試到與過去全然不同的感受!!!! 如以下:

  1. 前所未有的社群行銷:站在爸媽角度著想的:在不同的目的下、運用不同的語氣,來進行社群操作!

  2. 初次與外部管道的聯繫及溝通的機會:讓我更了解如何分析平台、找尋外部業者的合作機會

  3. 跨部門與公關組、活動組的合作:在其中溝通所需要的素材內容、風格、形式以及想如何呈現,並訂下最後繳交時間點,學習到怎麼有效率的跨部門合作

綜合性的工作內容,可以幫助自己快速的成長及吸收,很棒的地方在於主管們都會放手讓你去做直接對外的工作,給予一定的信任及幫助,從沒想過自己可以籌辦超過3000多人的活動,這真的是很好的一次學習、成長的經驗!


超嗨活動、精美道具,缺他不可──活動組(行政部Dora):


主要是環繞在寶寶的各項比賽準備上,如:

  • 道具準備、

  • 跑道設計輸出、

  • 年齡計算、

  • 遊戲發想、

  • 抽獎禮品準備

每一個環節都使這個活動更為完整、有趣,才能讓爸爸媽媽和寶寶們,留下美好回憶。

Q1:實際上負責的工作?
  1. 製作物提案(50%): 要因應主題,向設計部提案出相關的製作物樣貌!

  2. 道具製作(40%): 新遊戲的道具以及安全帽的頭飾製做。

  3. 創意發想(10%): 想出跟以往不同的遊戲及安全帽造型,帶給家長和小朋友新奇的體驗。


Q2:那你們最後的成果是~?
  1. 滑步車安全帽頭飾

  2. 比賽背牌

  3. POP指示牌

  4. 遊戲注意事項

  5. 抽獎箱

  6. 遊戲道具

  7. 主舞台帆布

  8. 抽獎券

  9. 記分板

  10. 逗寶Logo


Dora藏不住的心裡話>”<:

當初選擇活動組預期的工作內容會比較著重在活動的發想和企劃,不過真正開會後才發現,大部分都在製作物提案和做道具,雖然有所落差,但不過來到這個組別,也學習到了向設計部提案的操作,以及面對時間管理、效率提升、團隊溝通等課題,成長了不少~

一家人的伙食負責人,捨我其誰─園遊會組(中國電商部Joanna):


篩選與洽詢適合且高品質的合作擺攤廠商。

並分配好大人、寶寶及不同商品種類的廠商個數。

確認廠商相關設備需求,讓合作廠商有最好的發揮機會,進而讓爸爸媽媽、寶寶們在活動的空閒時刻,開心的逛街、有得吃、有得喝,藉此能增添尾牙派對的豐富度。

Q1:實際上負責的工作?

我當時選擇的是一般攤位招商組,尋找招商社團後,透過發放google表單來篩選出適合的園遊會攤販。

  1. 製作招商表單: 透過照片、販售品項及價目,做好種類的攤位數量分配,並且判斷是否有符合活動氛圍、公司形象

  2. 加入臉書市集、夜市社團,並發宣傳文: 用對的管道,讓擺攤資訊有最大的曝光。

  3. 設備需求確認、寄送行前通知信: 幫廠商做好相關所需的準備,讓他們當天能夠最好的發揮、提供更好的服務給消費者

Q2:那你們最後的成果是~?

我在臉書5個社團進行招商的宣傳文,總共收到70個回覆,經由主管篩選後選出近20家適合的攤販,分別為傳統台式7家、異國5家、飲品2家、炸物2家、甜點2家、其他2家。

小組的成果則是共30家,除了上述的廠商外,還有10家的寶寶廠商及大品牌廠商。


Joanna藏不住的心裡話>”<:

這次活動中我覺得學到最多的是細心! 因為要統計廠商很多的資訊以利進行下一個步驟,所以統整好表格以及再次與廠商確認資訊是很重要的

謝謝逗寶給我這個機會去嘗試如何籌備活動~以及主管的耐心指導~當天看見來參與活動的爸爸媽媽與小朋友享用著美食的開心樣貌、還有嘴角一直上揚的笑容,便覺得一切的辛苦都值得了!

過五關斬六將,一直闖關一直爽──闖關遊戲(專案管理部Bella)


主要負責

  • 規劃親子同樂闖關遊戲、

  • 全場互動遊戲、

  • 闖關遊戲獎品訂定

  • 設計遊戲製作物等


讓爸媽與寶寶們在運動會比賽之餘,也能參加輕鬆、有趣的小活動,留下開心的回憶。

Q1:實際上負責的工作?
  1. 闖關遊戲設計: 遊戲必須結合品牌形象及產品知識,讓爸爸媽媽們能在玩樂中更了解逗寶。同時,也要達到親子同樂的目的,不只小孩開心、爸媽也能享受遊戲樂趣。

  2. 全場互動遊戲設計: 以不侷限場地,針對全場走動,隨機互動特點設計遊戲。

  3. 闖關遊戲獎品──繪本設計: 為了吸引爸爸媽媽們能熱烈參與遊戲,為此設計專屬於逗寶的兒童繪本,讓爸媽玩得開心,小朋友也能畫得開心。

  4. 互動板、遊戲道具製作: 針對設計的遊戲做出相對應的道具。

Q2:那你們最後的成果是~?

總共設計了3個闖關遊戲、1個全場互動遊戲。

藉由故事將其包裝為更生動活潑。以及製作出逗寶繪本、互動遊戲板等等。


Bella藏不住的心裡話>”<:

原本想像中的遊戲是要以爸爸媽媽為主的設計,後來實際當關主後才發現,其實爸爸媽媽們比其自己開心,更在意「孩子是否玩得開心」!有遇到幾個爸爸媽媽一直不斷地重複玩遊戲,本以為是為了獎品,後來主動聊天、深入了解之後才發現原來是小朋友太喜歡這個遊戲才一直玩,但還是認為遊戲對小朋友來說太難。這才讓我驚覺我們一開始的出發點就錯了。因此,我認為不管是設計活動還是遊戲都要以TA的角度出發,他們想得是什麼?他們要的是什麼?藉由這樣才能將活動效益達到最大。



總結



上述項目,無論是

  • 活動前豐富的宣傳圖文

  • 當天運動會的可愛道具

  • 優勝的精美禮品

  • 好吃好逛的園遊會

  • VIP專屬享受的體驗

  • 好玩有趣的闖關活動

都是由十多位實習生一手打造!(因實習生可自由選擇專案,故並非所有實習生皆有參與本次活動的企劃)在正職的帶領下,實習生們成功的協辦了這次3200人參與的《逗寶爸媽尾牙派對─夢幻遊樂園》! 若還想知道更多不一樣的訊息,也歡迎關注我們的 FB粉絲團|https://www.facebook.com/DollBaoIntern/ 實習專頁IG|https://reurl.cc/4gny9K




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